La présente politique de confidentialité décrit comment OffrePro inc. (« OffrePro », « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels dans le cadre de l’exploitation du site offrepro.ca et du logiciel OffrePro, une plateforme de préparation et de gestion de propositions et de documents d’affaires (collectivement, le « Service »). Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modernisée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez OffrePro est :
Jean-Francois Berthiaume
Responsable de la protection des renseignements personnels
OffrePro inc.
Courriel : confidentialite@offrepro.ca
Québec, Canada
Toute question relative à la présente politique, toute demande d’exercice de vos droits et tout signalement d’incident peuvent lui être adressés à cette adresse.
2. Champ d’application
OffrePro conçoit et exploite un logiciel qui permet à des entreprises de cataloguer leurs offres de service, de préparer des propositions et des documents d’affaires, et d’en obtenir l’acceptation au moyen d’une signature électronique. L’accès au Service se fait actuellement sur demande, au moyen du formulaire de demande d’accès décrit à la section 3.
OffrePro détermine les fins et les moyens de la collecte pour les renseignements recueillis sur le site (visiteurs, demandes d’accès) et agit comme fournisseur du logiciel pour les renseignements que ses clients y saisissent dans le cadre de leur propre exploitation. Chaque compte demeure sous le contrôle de l’entreprise cliente qui l’exploite.
3. Renseignements personnels recueillis
3.1 Demande d’accès (site public)
Si vous remplissez le formulaire de demande d’accès du site, nous recueillons — uniquement après votre consentement explicite affiché dans la conversation — votre nom, le nom de votre entreprise, une coordonnée (courriel ou téléphone) et, le cas échéant, votre message. Ces renseignements alimentent notre registre des demandes reçues et servent uniquement à donner suite à votre demande. Aucune information n’est transmise avant ce consentement.
3.2 Comptes utilisateurs
Lorsqu’un compte vous est ouvert dans le logiciel, nous recueillons votre adresse courriel, un mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée), votre langue d’interface et votre rôle au sein de votre organisation — les données nécessaires à l’authentification et à la sécurité de votre compte.
3.3 Vos données d’affaires dans l’outil
Le logiciel vous sert à saisir et à gérer vos propres renseignements d’affaires : vos clients, vos offres de service, le contenu de vos propositions et documents, rédigé ou généré à votre demande. Vos données d’affaires ne sont ni vendues, ni utilisées pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle de tiers, ni partagées avec d’autres clients de la plateforme : chaque compte demeure cloisonné et OffrePro ne les communique à aucun tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Lorsque vous utilisez l’assistance rédactionnelle par intelligence artificielle, le contenu en cours de rédaction est transmis au fournisseur de modèle de langage configuré, dans le seul but de produire le texte demandé — voir la section 8 pour le détail de cette transmission, y compris sa localisation possible.
3.4 Signature électronique
Voir la section 6 ci-dessous.
3.5 Journaux techniques
Certains événements de sécurité (limitation de débit, erreurs) et les consultations de documents transmis par lien public sont journalisés avec l’adresse IP et l’identifiant du navigateur (« user-agent »), à des fins de sécurité, d’audit et de prévention des abus.
4. Fins d’utilisation
Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :
- Donner suite aux demandes d’accès reçues par le site;
- Fournir, exploiter et sécuriser le site et le logiciel (authentification, sauvegardes);
- Constituer la piste d’audit exigée pour la validité des signatures électroniques;
- Prévenir la fraude et les abus, diagnostiquer les incidents techniques;
- Respecter nos obligations légales.
Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de publicité comportementale et nous ne vendons aucun renseignement personnel.
5. Mesure d’audience (Cloudflare Web Analytics)
Le site utilise une balise de mesure d’audience fournie par Cloudflare, un fournisseur situé à l’extérieur du Québec. Cette mesure est anonyme, agrégée et sans témoin (« cookieless ») : elle ne dépose aucun identifiant sur votre appareil et ne permet pas de vous identifier individuellement. Comme aucune donnée personnelle n’est transmise à Cloudflare dans le cadre de cette mesure, cet envoi hors Québec ne constitue pas une communication de renseignements personnels au sens de la Loi; nous le divulguons ici par souci de transparence, conformément à l’esprit de la Loi 25.
6. Témoins (cookies)
Le Service n’utilise que des témoins techniques de session, nécessaires à l’authentification et à la protection contre la falsification de requêtes, ainsi qu’à la mémorisation de votre choix de langue. Aucun témoin publicitaire ni de profilage n’est déposé. Les catégories sont les suivantes :
| Essentiels | Fonctionnels | Analytiques |
|---|---|---|
| Témoin de session (authentification, protection contre la falsification de requêtes) et choix de langue. Nécessaires au fonctionnement du site — ils ne peuvent être désactivés. | Préférences d’affichage non essentielles. Aucun témoin de cette catégorie n’est utilisé. | Mesure d’audience via Cloudflare Web Analytics — sans témoin, sans donnée personnelle, agrégée (voir section 5). Aucun consentement requis. |
Comme aucun témoin non essentiel n’est déposé, aucune bannière de consentement n’est affichée. Le Service n’utilise aucune technologie de pistage individuel par un tiers.
7. Hébergement et lieu de traitement
L’application et la base de données sont hébergées chez OVH, sur des serveurs situés à Beauharnois (Québec). Les documents PDF générés par le Service sont conservés sur cette même infrastructure. Avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par l’article 17 de la Loi.
8. Intelligence artificielle
Le logiciel peut faire appel à des modèles de langage pour vous assister dans la rédaction du contenu de vos propositions et documents. Le contenu ainsi proposé demeure sous votre contrôle : il n’est ni transmis ni envoyé à un client tant que vous ne l’avez pas révisé et approuvé.
Lorsque vous utilisez l’assistance rédactionnelle par intelligence artificielle, le contenu que vous soumettez pour la génération (par exemple, le contexte d’une proposition ou d’un document en cours de rédaction) est transmis au fournisseur de modèle de langage configuré pour le compte de votre entreprise, dans le seul but de produire le texte demandé. Selon la configuration retenue pour le déploiement, ce fournisseur peut être situé à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. La plateforme prend en charge une configuration souveraine (modèle hébergé au Québec ou au Canada); le fournisseur effectivement utilisé peut vous être communiqué sur demande auprès du responsable identifié à la section 1. En cas d’indisponibilité du fournisseur principal, la demande peut être reprise automatiquement par un autre fournisseur de la liste configurée, qui peut lui aussi se trouver à l’extérieur du Québec. Lorsque cette transmission a lieu à l’extérieur du Québec, elle est couverte par l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée décrite à la section 7.
Les renseignements personnels sont pseudonymisés avant cette transmission. Le logiciel remplace, à un point de sortie unique, les identifiants connus — nom de la personne contact, nom de l’entreprise cliente, adresses courriel, numéros de téléphone, ainsi que les noms et courriels des personnes responsables du mandat — par des jetons neutres; les adresses courriel, numéros de téléphone et adresses web saisis librement dans un texte sont également masqués. Le fournisseur de modèle reçoit donc le texte à rédiger, mais pas ces identifiants. La correspondance est rétablie localement au retour, de sorte que le texte que vous voyez demeure complet.
Cette pseudonymisation vise les identifiants, non la substance : la description du mandat, les services et les montants soumis pour la rédaction sont transmis tels quels, et un nom de personne écrit librement dans une note de contexte, sans correspondre à une fiche enregistrée, peut ne pas être masqué. Nous vous invitons à en tenir compte dans ce que vous confiez à l’assistance rédactionnelle.
OffrePro ne vend aucun renseignement personnel et n’utilise pas le contenu de vos documents pour entraîner ses propres modèles d’intelligence artificielle.
9. Conservation et destruction
- Les renseignements liés à un compte utilisateur sont conservés pendant la durée d’utilisation du Service par l’entreprise cliente;
- Les documents signés et leur piste de signature sont conservés tant qu’ils sont nécessaires pour faire preuve du contrat, conformément aux délais de prescription applicables au Québec;
- Les demandes d’accès non converties sont supprimées au plus tard 24 mois après leur réception;
- Lorsque les fins sont accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la Loi.
10. Mesures de sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment : chiffrement des communications (TLS), hachage des mots de passe, hébergement au Québec, contrôle d’accès fondé sur les rôles, journalisation des événements, limitation de débit sur les pages publiques et principe du moindre privilège chez nos fournisseurs.
11. Signature électronique
Lorsqu’un document (proposition, entente ou autre) est signé électroniquement au moyen du Service, nous constituons une piste de vérification liée à ce document précis : nom et courriel du signataire, sa signature électronique, l’horodatage de l’acceptation ou du refus, son adresse IP et l’identifiant de son navigateur. Ces éléments servent à démontrer l’intégrité de la signature et sont conservés avec le document signé, conformément à la section 9.
12. Vos droits
Conformément à la Loi, vous pouvez :
- Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- En demander la rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
- Retirer votre consentement à leur utilisation ou communication;
- Demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d’un renseignement, dans les cas prévus par la Loi;
- Obtenir, lorsque la Loi le prévoit, la portabilité des renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- Demander la destruction des renseignements dont la conservation n’est plus nécessaire.
Adressez votre demande par écrit à confidentialite@offrepro.ca. Nous y répondrons avec diligence, au plus tard dans les 30 jours de sa réception. Si vous êtes insatisfait du traitement de votre demande, vous pouvez soumettre une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
13. Incidents de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Tout incident présentant un risque de préjudice sérieux est signalé avec diligence à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, conformément aux articles 3.5 et suivants de la Loi, et nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques et éviter qu’un incident de même nature ne se reproduise.
14. Mineurs
Le Service s’adresse aux entreprises et n’est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs.
15. Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l’évolution du Service ou de la législation. La version en vigueur, datée, est publiée en permanence à cette adresse; en cas de changement significatif, un avis sera affiché sur le site.
16. Langue
La présente politique est publiée en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.